«Получили?»: шесть вопросов о том, как бухгалтерской фирме собирать документы клиентов без вечных напоминаний

Бухгалтер ведёт учёт на дому, клиенты приносят бумаги в конце квартала, а чеки находятся уже после закрытия периода. Так описывали свою работу участницы форума «Клерка». В бухгалтерском аутсорсинге (когда учёт ведёт сторонняя фирма) жалоба почти не изменилась.

Мы собрали вопросы владельцев бухгалтерских фирм и ответы тех, кто через это прошёл. Часть ответов упирается в автоматику: разбор входящих файлов можно отдать программе, чтобы, как обещают по этой ссылке, данные из внешних источников попадали в ваши системы готовыми.

Почему клиенты присылают документы куда попало?

Потому что так удобнее. Марина, владелица «Центра содействия бизнесу» из Калужской области, ведёт больше ста клиентов, от автомастерских до ломбардов. «Любимый способ отправки документов у клиентов сейчас — мессенджеры. Особенно почему-то популярны фото в WhatsApp. Еще присылают сканы на e-mail. Иногда даже Почтой России отправляют», — рассказывала она «Клерку». Многие небольшие компании при этом отказываются от ЭДО (электронного документооборота через оператора): руководители старой закалки не доверяют «электронке».

Лидия Васильева, совладелица бухгалтерского агентства, видит вторую причину в формальном договоре. «В какой день месяца? Куда: на почту, в мессенджер, в ЭДО? Кто за это отвечает?»

Сколько каналов оставить?

Один основной и запасной для исключений, советуют в белорусском сервисе 4invoice. «Проблема не в том, что каналов много. Проблема в том, что у каждого канала свой порядок действий». Клиенту хватит короткой фразы: «Пожалуйста, отправляйте первичные документы на этот e-mail». Первичные — это счета, акты, накладные и чеки.

Финансовый директор Лариса Магафурова говорит о сборе из пяти мест прямо: «Это квест на выживание».

Что записать в регламенте?

Регламент (письменные правила обмена, приложение к договору) по совету Васильевой фиксирует даты передачи документов, способы обмена, график подготовки платёжек и время для связи. Его мало отправить по почте: каждый пункт разбирают с клиентом на встрече. Магафурова добивается, чтобы на стороне клиента был конкретный человек, «кто угодно, но не абстрактный «клиент»». Срок она не диктует, а спрашивает: «До какого числа вам удобно стабильно предоставлять документы, чтобы мы успевали закрыть период без аврала?» Её объяснение простое: «Когда клиент сам называет срок, это уже другая степень ответственности». Запрос тоже должен быть точным: контрагент, период, операция и зачем нужен документ.

«Клиент не обязан расшифровывать бухгалтерские намёки», — пишет Магафурова.

А если клиент уверен, что всё отдал?

Марина описывает типичную картину: документы собрали, но «положил в стол, оставил в машине, сумке или еще где-то, но уверен, что «все отдал»». «В Центре ничего не пропадает, но доказывать это бывает непросто», — добавляет она.

Спасает след. В образце договора на сайте «Амулекса» документы передаются по описи (списку, который составляет сам заказчик). Белорусский сервис OkyDoky делает то же иначе: бот принимает файл в чате клиента, а вечером клиенту приходит сводка, сколько документов принято за день, «без вопросов «получили?»».

Станут ли клиенты пользоваться ботом?

Запрещать мессенджеры бесполезно, признают в 4invoice, поэтому бот там описан как переходный вариант. В разборе на сайте chimitdorzhi.tech бот за несколько дней до срока сам пишет клиенту, чего не хватает: «выписка по второму счёту, акт от поставщика за прошлый месяц». Если ответа нет, напоминание повторяется, а бухгалтер видит, что клиент молчит. Эстонская фирма из кейса SayFocus свела 42 почтовых ящика и Telegram-канал в один поток. По журналам 79% чеков и счетов клиентов проводятся в учётной программе Merit Aktiva без участия человека.

Кто отвечает, если документа так и нет?

Налоговый кодекс в статье 120 называет отсутствие первичных документов грубым нарушением правил учёта. «Московская бухгалтерия» предлагает записать в договор, что за полноту первички отвечает клиент, а исполнитель вправе приостановить закрытие месяца (итоговую обработку операций перед отчётом), если нет ключевых документов.

Магафурова идёт дальше: без документов к финальной дате налоговая база (сумма, с которой считают налог) определяется по тем бумагам, что есть у бухгалтерии. Васильева советует держать слово: «Если установили штраф за просрочку документов — включайте его в счет без угрызений совести».

Сколько напоминаний выдержит клиент, прежде чем начнёт пропускать их, как спам?